远程研讨时应该注意避免的那些坑

用户体验   2020-09-19

设计思想研讨会可以为您带来一个很好的机会,可以吸引您的团队,学习和创新您的产品和服务,并使设计过程民主化。远程执行这些操作可能会影响到您以前可能没有参与的参与者,这可能是由于地理限制或不便所致。就是说,进行远程会议所带来的后勤挑战可能使研讨会脱轨,有时甚至在研讨会开始之前。

在计划和运行下一个UX研讨会时,请避免以下3个常见的陷阱。

工具选择不当(或准备不足)

请勿: 选择数字协作工具,因为著名的设计团队会使用它。

要做的事:使用团队可以使用的舒适工具预先准备文件。

具有较高学习曲线或在整个组织中可访问性不一致的工具将阻止全面且不间断的协作。尤其是如果您试图建立支持并为设计思考提供依据,那么拥有难以学习(和/或昂贵)的工具可能会使新手难以进入整个过程。而是选择协作工具该团队已经在研讨会期间使用并整合了活物或现有的工作跟踪工具,例如JIRA / Trello / Asana。添加或贡献工件越容易,人们愿意贡献的可能性就越大。不要依赖研讨会的录音或聊天记录来作为研讨会的足够文档。录音可能无法捕捉到较小的小组讨论中发生的事情,即使录制了这些内容,例如听5组每次15分钟的集体录音,也会增加75分钟的人们不得不听(可能不会)。可以保存聊天记录,但这些记录通常是较长且没有优先级的字符串,难以理解或阅读。而是要跟踪重点,并向团队成员分配后续任务。

研究和测试工具的极限。 某些工具会限制一次可以使用一个文档的用户数量。现在是在远程工作坊中发现此限制的糟糕时机。您可能需要预先准备并填充研讨会文件的多个副本,并仔细检查文件权限,以确保每个人都可以在研讨会期间访问它们。

如果您的小组很大(超过10人),您将需要一种会议工具,该会议工具可以将主要小组分成3至5个小组,以减少对组织贡献的威胁(或破坏性)。较小的小组可能受会议软件的支持(例如Zoom的“分组讨论室”),或者您可能需要创建由计时员控制的单独的会议室。即使您计划与一些与会者进行面对面的研讨会,并且不使用数字协作工具,也可以 考虑在一个人远程参加会议后立即研讨会设为100%远程。这样做可确保所有与会者平等参与和参与。否则,一位远程与会者的体验将严重恶化,并且可能会成为一名观察者而不是活跃的参与者。

不适应议程以适应组织需求

请勿:为了缩短研讨会的时间而跳过团队建设或热身活动,或者使您的团队受不切实际的议程和时间表影响,从而与研讨会活动打交道。

要做: 为团队建设和热身活动腾出时间,并为每次研讨会活动安排额外的时间。如果您的团队没有时间进行同步会话,请运行异步研讨会。

即使预热可能会感觉“蓬松”,它们也可以在简化车间中发挥重要作用。它们有助于建立一个“安全”的共享空间,使人们更加诚实。它们还使人们有时间熟悉这些工具。最终,热身会促进未来的建设性对话和顺畅的沟通,从而可以加快决策速度。

热身的例子:

  • 作为一个隐喻,您感觉如何(例如,如果您的感觉是天气,您会是什么-晴天,阴天等?)

  • 向练习板添加有趣的图像

  • 分享办公室技能或人才(例如,办公室“超级大国”)

  • 无关且有趣的事物(例如,非工作兴趣和爱好)

  • 相关的东西,但是低风险且容易(例如,您今天对什么感到兴奋)

在远程研讨会上,时间越短不一定越好。是的,“变焦疲劳”是真实的,但是研讨会活动实际上需要更长的时间才能完成如果分配的时间太短,人们可能会觉得自己没有进步或贡献。取而代之的是,为了避免放大疲劳,考虑使车间觉得通过切换任务和格式每次15-20分钟缩短。(请记住,任务切换会增加总的所需时间)。

也就是说,您不必花整整一天的时间在Zoom上完成一个会话中的所有研讨会活动。如果长时间的讲习班不适合您的情况,请确定您的目标,并将15到20分钟的一个或多个现有会议专用于一次适当的讲习班活动。

最后,如果您的团队很忙,或者日程安排冲突导致无法召开实时研讨会,请利用非会议时间来运行活动的异步版本。您可以使用电子邮件,讨论论坛或Slack或Teams等公司消息平台来收集反馈。

无法管理和强化期望

请勿:假设每个人都将遵循会议指示或完全参加会议。

要做:在研讨会之前,期间和之后,以书面提醒,邀请和口头提醒的方式清晰(且多余地)传达期望和目标。

特别是在不那么成熟或不适应远程工作的组织中,让每个人都全力以赴参加研讨会可能是一个巨大的挑战。与会者可能会认为在会议期间可以执行多任务,也可以计划通过不播放视频来“隐藏”在后台。如果您的组织不习惯在所有会议上都播放视频,则可能必须在研讨会邀请函和后续活动中反复明确地表达这种期望,以便与会者做出相应的计划。

如果在远程研讨会期间有利益相关者在场,请提前确定他们的角色。他们会观察吗?如果是这样,则他们的出席可能会阻止小组讨论,因此您可能希望将他们排除在小组讨论之外。

主持人还应该以身作则,通过视频和音频显示并共享他们的屏幕来引导参与者完成每项活动,从而以身作则。由于在分组讨论或小组会议期间,研讨会的参加者可能不容易与主持人联系,因此请为活动共享清晰的书面说明。

请记住,当人们使用数字工件时,人们普遍期望该工件是最终草案,必须看起来完美。因此,它有助于以故意混乱的方式用其他形状或注释填充协作文件,以消除对完美的期望。故意使用可笑的字体(例如Comic Sans)或绘制弯曲的线条可以帮助管理这种期望。

结论

由于与会者难以在虚拟会议中保持注意力,因此举办远程研讨会可能会很困难。与传统的车间环境相比,要考虑的搬动件和后勤工作更多,因此有许多相互竞争的优先事项和义务。但是,如果您计划周全,并且避免了常见的陷阱,那么您将拥有一个引人入胜,影响深远且成功的研讨会。

via : https://www.nngroup.com/articles/remote-workshop-fail/


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