做好远程办公的5种工具和方法

未来远程办公将取代现在的群体式办公模式，不要怀疑，这就像未来马路上开的都是电池汽车一样，人与人聚集为了娱乐、社交...里买没有办公。
疫情加速了这一变化，只要使用适当的技术、工具和方法，距离就不再是负担。

合作与交流对协作团队来说都是个问题，幸好，每个问题都有相对应的解决办法，有许多工具和技术可以帮助您的远程团队协作，在进行深入研究之前，让我们先讨论一下远程团队协作的基本内容：

一、远程工作协作的三个组成部分：
它们是构建团队的基础，三者之间的协作对良好的协作至关重要。
让我们以这种方式思考：无论你有多好的方法(敏捷)，无论你与多么优秀的人(高效、聪明的人)合作，如果你没有适当的工具，好的方法和聪明的人就不能联系在一起。让我们概述一下我们在UX studio中使用的5种方法和工具，以与我们的（远程）客户端成功进行协作。

二、做好远程办公的5种方法和工具

1、创造友好开放的气氛
团队一起工作时会发生什么：与你的员工和团队成员一起讨论，听取他们的建议。所以，与远程团队相比，您将更快地了解并信任彼此。
挑战：由于缺乏面对面的交流，这种信任的建立时间会更长。
方法：展现你个性的一面。

交谈能帮助你消除缺乏人情味的气氛，还能帮助你建立信任。它是一种非正式的沟通方式，可以帮助你展现自我，让团队成员之间更加亲密。
尽管你不能和同事一起出去喝咖啡，但你绝对可以在slack(聊天群组)上设置一个有趣的频道，你可以在这里发帖子，分享你的经历和有趣的故事。通过建立一个公开的渠道，鼓励他们尝试新事物，分享未完成的任务。
通过这种方式，他们可以通过一个新的方法、工具或其他方式来分享他们的进展。设立一个通道，让每一位队员每天早晨对自己的情绪进行评估，还有许多其他方式来创造个人气氛。

做这个领域的领先者，并通过成为第一个发布这个频道的人来告诉他们如何去做。
工具：
Slack
Skype
Facebook

2.简化程序，提高透明度
团队在同一个地方工作：作为一名产品负责人/经理，如果你和你的员工在一起，你可以(希望)看到并听到团队正在发生什么。
挑战：如果没有一个真正便于管理的任务板，你就不可能知道你在什么地方，或者管理你的团队。
方法：在远程团队中，更重要的是使用项目管理工具(例如任务板)。汇报和管理必须完成的任务，以便每个人都能看到任务板，了解其他团队成员的工作情况。

所有的事情都会在产品负责人处理这个任务板的时候按计划进行。即使你不能听到同事们现在正在做什么，你也可以在Jira中随时看到他们的工作。
工具：
Jira
Trello
Asana

3.预先查明影响生产力的因素
同一个团队在同一个地方工作：当你每天都和同事面对面的时候，你很可能在问题爆发前就已经发现了。
你可以通过在同事中的一些行为表现感受到团队之间的紧张感，你不需要是一个治疗师，但是你必须成为他团队的产品负责人/团队负责人。要消除这些紧张气氛，可以进行一对一的讨论，小组讨论和团队建设。

挑战：当你不和你的团队在同一个地方工作时，你可以专注于to-do项目，过程，和生产力。但是，如果仅仅关注于这些问题，就会缺乏对未来可能出现的问题和障碍的预测，不去关注这些问题，就会很危险。
方法：进行面对面的讨论。

即时面对面的讨论对你与每个团队成员以及整个团队建立信任非常重要，你可以通过视频通话来管理一对一的讨论，反馈，回顾和团队建设。
时机是重要的，例如：确保每周有一对一的讨论(如果可能)。
虽然需要很多准备和组织。但从长远来看，这会给你带来好处。
工具：
gotomeeting
Skype
hangouts
appear.in

4.共同思考
为何你希望聪明人加入你的团队？头脑风暴，创造一个出色的项目/产品，对吧？
要做到这一点，你们必须共同思考，必须使你们的思想形象化，这样从一个词就能看出你们在同一个页面上。
当进行脑力激荡时，你可以使用各种工具将你的想法和观点可视化。不管是在白板上，还是数百个方便贴的帮助下，你都有许多机会向你的队友展示你的观点。

挑战：如果你的想法不能实时显示出来，那么你的队友理解你所说的话将是一项真正的挑战。这减慢了整个协作过程。
方法：在网上准备白板，网上有很多实时白板，你可以用来远程头脑风暴，画素描。但是没有准备，光有工具本身还不够。
我们为UXstudio的远程脑力激荡做了大量准备，从而克服了这个问题。会议开始前，我们已经计划好了整个会议的结构，每个UX研讨会都有一个负责人，会上，主持人要完成两项主要任务：
1、保证人人都有说话的机会。 2、作出总结。
工具：
Realtimeboard
Awwapp

5.分享观点，共同制定未来计划
你将项目/产品的远景与整个团队分享，你可以使用在线存储的书面文件，或者将打印好的材料贴到墙上，与团队分享过程、想法、方法和目标。
挑战：缺乏共享的位置，这意味着你不能把你的计划、过程等展示在墙上。
方法：分享所有东西和让别人一起工作，把所有东西保存在同一个地方，这样你就可以邀请别人来编辑或者共享你的团队的资料。让文件夹和文件保持最新，让其他人协作，当共享文件的内容发生变化时，更新给其他人。
工具：
谷歌

产品表格
文档
Gmail
幻灯片
其他：Dropbox、Youtube

以上是我们为应对解决远程办公而提出的工具和方法，但是除了这两点，更重要的是人的因素，什么样的人适合远程办公呢？或者说就现阶段而言，写作能力强的人 和 拥有不被打扰有一定自我学习能力的人更能胜任远程办公，至于在不遥远的未来，不管你是怎样的人都将被适应远程办公室，否则将被远程失业：- ）



原文作者：Alexandra Kovács
原文链接：uxstudioteam.com/ux-blog/remote-work
翻译/编辑：Anne / Jason